«Сопроводительный» (Transmittal, TRM) — это официальная сопроводительная ведомость, с помощью которой фиксируется факт передачи пакета документов/файлов между контрагентами.
Сопроводительный помогает:
- зафиксировать дату/факт передачи;
- передавать документы «пакетом», а не по одному;
- определять тип передаваемого контента (все файлы карточки, файл с внесенными замечаниями, оригинал)

Функционал «Сопроводительные» (Transmittal, TRM) в Project Point покрывает полный цикл взаимодействия с контрагентами, автоматизируя большую часть процессов с точной фиксацией объема данных и времени передачи документации.

Создание Сопроводительного

В разделе «Сопроводительные» доступна кнопка «Создать».
При создании выбирается категория сопроводительного.
Виды/категории сопроводительных можно добавлять/корректировать в настройках (например: для рабочей документации, проектной, технической и т. п.).

Атрибуты Сопроводительного

В форме создания/карточке сопроводительного доступны ключевые поля:

Номер с возможностью настройки автоматического формирования по различным правилам.
Компания-отправитель.
Компания-получатель.
Дополнительный номер (например, для номера от подрядчика).
Содержание (например, комплект ТХ по титулу 1010).
Договор — может подставляться автоматически, если договор между выбранными компаниями в системе один; если договоров несколько — можно выбрать из списка.
Цель выпуска сопроводительного – определяет цель отправки пакета получателю.
«Примечание» – для дополнительной информации.

Статусы и жизненный цикл

Система автоматически фиксирует основные параметры сопроводительного:

Статус сопроводительного

- Черновик
- На проверке (опционально)
- Зарегистрировано
- Отклонено

Даты и Имя пользователей по действиям:

- Создание
- Отправка
- Регистрация
- Отклонение

Формирование состава пакета документов

Сопроводительный выступает «контейнером» для набора документов с возможностью формировать пакет документов из системы или создавать новые документы для отправки. Выбор документов доступен как вручную, так с помощью реестров массовой загрузки.

При отправке система формирует Сводную сопроводительную ведомость и фиксирует отправляемый пакет документации.

Отправитель может выбрать получателей из списка пользователей системы и добавить почту пользователя (проектного почтового ящика), не имеющего доступа к системе. Так же доступны преднастроенные списки рассылки.

Пакетное согласование документов (ключевая возможность)

При получении «Сопроводительного» доступен функционал пакетного согласования с автоматическим или ручным формированием маршрута:

один процесс согласования внутри которого, доступны все документы, прикрепленные к сопроводительному;
пользователи могут открывать карточки/файлы, оставлять замечания;
по итогам согласующий/утверждающий фиксирует результат рассмотрения.

Настройки формы Сопроводительного

Форму ведомости можно настраивать:

настраиваются поля и оформление (вид таблицы);
настройки внешнего вида печатной формы и таблицы в интерфейсе выполняются независимо друг от друга. Это позволяет в интерфейсе работать с расширенным составом атрибутов.