Сопроводительный документооборот по процессам предоставления исходных данных для проектирования, получения технической документации для согласования, передачи документации «в производство работ», регистрации корреспонденции

Цели

Ведение реестров входящей / исходящей документации и корреспонденции по проектам.
Автоматизация входного контроля поступающей документации от внешних проектных организаций и поставщиков.
Автоматизация оформления выдаваемых замечаний по окончании рассмотрения документации.
Обеспечение юридически значимого взаимодействия компаний- участников проектов.
Сокращение трудоемкости регистрации и рассылки документации.

Сопроводительный документооборот

Функциональные возможности доступные сейчас:

Учет различных категорий передачи информации: TRM, VTRM, корреспонденция и др.
Автоматизированная загрузка списка документов c метаданными из Excel- файла.
Массовая загрузка файлов через Drag&Drop + автоматизированные проверка наименования файлов и распределение файлов по документам.
Входной контроль (для обычных пользователей документы в системе появляются только после проверки и регистрации отделом документооборота).

Рассылка поступившей документации по матрице согласования с уведомлениями на электронную почту.

Просмотр истории движения (поступления от проектировщика, отправки замечаний, передачи для строительства подрядчику) из карточки документа.

В планах до конца года:

Автоматизация входного контроля.
Автоматизация рассылки(в том числе внешним участникам) — матрица дистрибуции.
Настраиваемые печатные формы сопроводительных.
Настраиваемые правила формирования номеров.

Ведение корреспонденции(входящих / исходящих писем).

СОД – Улучшения

Ссылка на согласование документа перенесена из вкладки «Сведения» на вкладку «Задачи» на странице документа.
Во вкладке «Задачи» теперь отображаются только задачи согласования просматриваемой ревизии документа.
При просмотре PDF-файлов в списке замечаний справа можно вывести колонку с «Файл, лист», иногда нужно при экспорте в Excel из этого интерфейса.
В реестре «Документы» сохраняется выбранный слева раздел в боковой панели. При посещении реестра по умолчанию открывается раздел, который пользователь открывал последним.

Новые релизы уже скоро! Остаемся на связи!